Một tập hồ sơ bị vứt bỏ không đúng cách có thể khiến cả cơ quan điêu đứng. Đây không phải là câu nói phóng đại, mà là thực tế đang diễn ra tại nhiều đơn vị trong hệ thống hành chính công. Từ những văn bản nội bộ chứa thông tin nhạy cảm, danh sách cá nhân của công dân, đến các tài liệu về ngân sách và chính sách, mỗi tờ giấy đều mang trong mình tiềm ẩn rủi ro lớn nếu không được xử lý đúng cách.
Vứt bỏ tài liệu giấy có thể vi phạm Luật lưu trữ
Trong bối cảnh yêu cầu minh bạch và bảo mật thông tin ngày càng nghiêm ngặt, việc quản lý vòng đời tài liệu từ tạo lập đến tiêu hủy đã trở thành một thách thức không nhỏ. Tại nhiều cơ quan nhà nước, tài liệu chứa thông tin mật, dữ liệu cá nhân, văn bản nội bộ đang bị xử lý thủ công, thiếu hệ thống và không đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều này đặt ra câu hỏi quan trọng: Liệu các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước có cần đầu tư mua máy hủy tài liệu riêng – hay nên tìm giải pháp khác hiệu quả hơn?
Câu trả lời không đơn giản, vì nó liên quan đến cân bằng giữa chi phí, hiệu quả, bảo mật và tuân thủ pháp luật.
Lưu trữ và Hủy tài liệu đúng cách đều quan trọng
Trong môi trường làm việc của cơ quan nhà nước, việc xử lý tài liệu không chỉ là công việc hành chính đơn thuần mà còn là vấn đề chiến lược liên quan đến an ninh thông tin và trách nhiệm pháp lý. Tầm quan trọng của việc tiêu hủy tài liệu đúng cách được thể hiện qua ba khía cạnh chính.
1. Rủi ro bảo mật – không chỉ trên giấy
Các cơ quan nhà nước thường xuyên xử lý những loại tài liệu có tính chất nhạy cảm cao. Đây không chỉ là những văn bản được phân loại độ mật theo quy định, mà còn bao gồm cả những thông tin có vẻ “bình thường” nhưng lại chứa đựng giá trị lớn nếu rơi vào tay kẻ xấu.
Tài liệu chứa thông tin cá nhân của công dân như số căn cước, địa chỉ, thu nhập, bệnh tật, hoàn cảnh gia đình đều là những dữ liệu cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Các văn bản về ngân sách, đấu thầu, quyết định nhân sự, kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội cũng có thể gây ra những tổn hại nghiêm trọng nếu bị lộ lọt.
Thực tế cho thấy, nguy cơ lộ lọt thông tin qua việc xử lý tài liệu sai cách đang xảy ra khá phổ biến. Nhiều đơn vị vẫn còn tình trạng vứt bỏ tài liệu lộ thiên, bán cho thu gom phế liệu mà không qua bất kỳ biện pháp bảo mật nào, hoặc lưu trữ tài liệu quá lâu mà không có kế hoạch xử lý rõ ràng.
2. Rủi ro pháp lý
Luật Lưu trữ 2024 đã tạo ra những thay đổi quan trọng trong việc quản lý tài liệu của cơ quan nhà nước. Theo quy định mới, việc tiêu hủy tài liệu không chỉ phải tuân thủ đúng quy trình mà còn phải đảm bảo tính minh bạch và có thể kiểm tra được.
Luật Bảo vệ thông tin cá nhân cũng đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về việc xử lý dữ liệu cá nhân. Các cơ quan nhà nước có nghĩa vụ phải tiêu hủy thông tin cá nhân khi hết mục đích sử dụng hoặc khi người có liên quan yêu cầu, và việc này phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo không thể phục hồi lại.
Trách nhiệm pháp lý của người đứng đầu cơ quan trong việc bảo vệ thông tin được quy định rất rõ ràng. Nếu để xảy ra sự cố lộ lọt thông tin do việc tiêu hủy tài liệu không đúng cách, người đứng đầu có thể phải chịu trách nhiệm từ kỷ luật hành chính đến hình sự tùy theo mức độ nghiêm trọng của hậu quả.
3. Rủi ro môi trường – khi xử lý thủ công hoặc đốt bừa bãi
Việc xử lý tài liệu theo cách truyền thống như đốt bừa bãi hoặc vứt bỏ không kiểm soát không chỉ gây ra những vấn đề về bảo mật mà còn tạo ra những tác động tiêu cực đến môi trường. Việc đốt tài liệu không có biện pháp kiểm soát khói thải sẽ gây ô nhiễm không khí, phát thải CO2 và các chất độc hại khác.
Trong thời đại mà Việt Nam đang cam kết thực hiện mục tiêu carbon trung hòa vào năm 2050, việc xử lý tài liệu theo cách thức lạc hậu này không chỉ trái với xu hướng phát triển bền vững mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan công quyền. Công chúng ngày càng quan tâm đến việc các cơ quan nhà nước có thực sự đi đầu trong việc bảo vệ môi trường hay không.
Mua máy hủy tài liệu riêng có phải là giải pháp tối ưu?
Khi đối mặt với những thách thức về bảo mật và tuân thủ pháp luật, nhiều cơ quan nhà nước đã nghĩ đến việc đầu tư máy hủy tài liệu riêng. Tuy nhiên, đây là một quyết định cần được cân nhắc kỹ lưỡng, vì nó mang lại cả lợi ích và hạn chế đáng kể.
1. Lợi ích của việc có máy hủy riêng
Sở hữu máy hủy tài liệu riêng mang lại cho cơ quan sự chủ động cao trong việc xử lý thông tin. Khi cần tiêu hủy tài liệu khẩn cấp, đặc biệt là những văn bản có tính thời hạn ngắn hoặc chứa thông tin nhạy cảm, cơ quan có thể thực hiện ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi hay phụ thuộc vào bên ngoài.
Việc xử lý nội bộ cũng giúp cơ quan kiểm soát tốt hơn về mặt bảo mật. Tài liệu không cần phải được vận chuyển ra khỏi cơ quan, giảm thiểu rủi ro bị lộ lọt trong quá trình di chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những tài liệu có độ mật cao hoặc thông tin cá nhân nhạy cảm.
Đối với các đơn vị nhỏ có lượng tài liệu cần tiêu hủy vừa phải và thường xuyên, việc có máy hủy riêng có thể mang lại hiệu quả kinh tế nhất định. Họ có thể tiêu hủy tài liệu theo từng đợt nhỏ, phù hợp với quy trình làm việc hàng ngày mà không cần phải tích lũy đến một lượng lớn.
2. Hạn chế thực tế
Tuy nhiên, việc đầu tư máy hủy riêng cũng mang lại những hạn chế đáng kể. Trước hết là vấn đề về chi phí. Một chiếc máy hủy tài liệu chất lượng cao, đáp ứng được tiêu chuẩn bảo mật cho cơ quan nhà nước, có thể có giá từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng. Ngoài chi phí mua sắm ban đầu, còn phải tính đến chi phí bảo trì, thay thế linh kiện, điện năng tiêu thụ và nhân lực vận hành.
Một hạn chế quan trọng khác là khả năng xử lý hạn chế của máy hủy thông thường. Hầu hết các máy hủy tài liệu quy mô nhỏ và vừa chỉ có thể xử lý giấy tờ thông thường. Khi cơ quan cần tiêu hủy những vật liệu khác như đĩa CD, DVD, thẻ nhớ USB, ổ cứng, hoặc những tài liệu có kích thước đặc biệt, máy hủy thông thường thường bất lực.
Vấn đề nghiêm trọng nhất có lẽ là rủi ro về nhân sự. Nếu nhân viên không được huấn luyện đúng cách về quy trình phân loại tài liệu, họ có thể vô tình tiêu hủy nhầm những tài liệu có giá trị lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn. Theo Luật Lưu trữ 2024, việc tiêu hủy nhầm tài liệu có giá trị lưu trữ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
3. Bài toán chi phí – hiệu quả
Khi tính toán tổng thể, nhiều cơ quan nhận ra rằng chi phí để sở hữu và vận hành một máy hủy tài liệu chất lượng cao có thể bằng với chi phí thuê dịch vụ chuyên nghiệp trong 2-3 năm. Điều này chưa kể đến những chi phí “vô hình” như thời gian nhân viên dành cho việc vận hành, bảo dưỡng máy, và rủi ro khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
Hơn nữa, việc tự xử lý tài liệu bằng máy hủy riêng thường không kiểm soát được toàn bộ quy trình từ phân loại, kiểm kê đến lập biên bản tiêu hủy. Nhiều cơ quan thực hiện theo cách thức đơn giản, không đầy đủ hồ sơ, điều này có thể tạo ra rủi ro pháp lý trong tương lai khi cần kiểm tra hoặc thanh tra.
Giải pháp thay thế: Dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp
Trong bối cảnh những hạn chế của việc tự xử lý tài liệu, dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp đã xuất hiện như một giải pháp hiệu quả và đáng tin cậy. Đây không chỉ đơn thuần là việc thuê ngoài một công việc, mà là việc chuyển giao trách nhiệm cho những đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm.
1. Tiêu chuẩn an toàn cao hơn
Các công ty cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp thường được trang bị những thiết bị hiện đại, có khả năng xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau với mức độ bảo mật cao. Họ có thể thực hiện tiêu hủy tại chỗ ngay tại cơ quan khách hàng, cho phép các cán bộ chức năng giám sát trực tiếp quá trình tiêu hủy.
Trong trường hợp cần vận chuyển tài liệu về cơ sở xử lý, các dịch vụ chuyên nghiệp sẽ thực hiện niêm phong an toàn, sử dụng xe chuyên dụng với hệ thống theo dõi GPS, đảm bảo tài liệu không bị can thiệp trong quá trình di chuyển. Toàn bộ quá trình từ thu gom đến tiêu hủy hoàn tất đều được ghi lại bằng video giám sát, tạo ra bằng chứng không thể chối cãi về việc tài liệu đã được xử lý đúng cách.
Sau khi hoàn tất tiêu hủy, cơ quan sẽ nhận được biên bản bàn giao chi tiết và chứng nhận tiêu hủy có giá trị pháp lý. Đây là những tài liệu quan trọng để chứng minh rằng cơ quan đã thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
2. Tuân thủ quy định pháp luật
Một lợi thế quan trọng của dịch vụ chuyên nghiệp là họ hiểu rõ và cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật liên quan. Với Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, nhiều quy trình tiêu hủy tài liệu đã có những thay đổi quan trọng mà không phải cơ quan nào cũng nắm bắt được đầy đủ.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường có đội ngũ chuyên gia am hiểu quy trình kiểm kê, phân loại tài liệu, lập danh mục chi tiết trước khi tiêu hủy. Họ biết cách phân biệt giữa tài liệu có thể tiêu hủy, tài liệu cần lưu trữ thêm, và tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn. Điều này giúp cơ quan tránh được những sai sót có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Đối với tài liệu mật, các dịch vụ chuyên nghiệp có quy trình đặc biệt với sự tham gia của cán bộ được ủy quyền từ cơ quan, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong toàn bộ quá trình xử lý.
3. Bảo vệ môi trường – tái chế sau tiêu hủy
Một khía cạnh quan trọng mà nhiều cơ quan chưa chú ý đến là việc xử lý chất thải sau tiêu hủy. Các dịch vụ chuyên nghiệp thường có hệ thống khép kín, trong đó giấy tờ sau khi được hủy hoàn toàn sẽ được tái chế thành nguyên liệu cho các ngành công nghiệp khác.
Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tác động đến môi trường mà còn tạo ra giá trị kinh tế từ chất thải. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ còn có thể chia sẻ một phần lợi nhuận từ việc bán nguyên liệu tái chế, giúp giảm chi phí dịch vụ cho cơ quan.
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn môi trường trong xử lý tài liệu cũng giúp cơ quan nhà nước thể hiện trách nhiệm xã hội và đi đầu trong việc bảo vệ môi trường, phù hợp với chủ trương phát triển bền vững của Đảng và Nhà nước.
Vậy, cơ quan, doanh nghiệp nhà nước nên chọn hướng đi nào?
Quyết định có nên mua máy hủy tài liệu riêng hay sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể của từng cơ quan. Tuy nhiên, có thể phân loại thành hai nhóm chính để có những lựa chọn phù hợp.
Nhóm có nhu cầu thấp, quy mô nhỏ: Đây là những cơ quan có lượng tài liệu cần tiêu hủy không lớn, chủ yếu là giấy tờ thông thường, và có nguồn nhân lực ổn định để vận hành máy hủy. Các phòng ban cấp xã, phường, hoặc những đơn vị chuyên môn có quy mô nhỏ có thể cân nhắc đầu tư máy hủy tài liệu loại tốt. Tuy nhiên, ngay cả với nhóm này, việc đầu tư cần được tính toán kỹ lưỡng về chi phí và phải đảm bảo có quy trình kiểm soát chặt chẽ để tránh tiêu hủy nhầm tài liệu quan trọng.
Nhóm có lượng tài liệu lớn, yêu cầu bảo mật cao, hoặc có ngân sách rõ ràng: Đây là những cơ quan cấp tỉnh, bộ ngành, doanh nghiệp nhà nước lớn, hoặc những đơn vị thường xuyên xử lý tài liệu mật. Với nhóm này, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ tối ưu hơn về cả chi phí, rủi ro và trách nhiệm pháp lý. Họ có thể tận dụng được những lợi thế của dịch vụ chuyên nghiệp như thiết bị hiện đại, quy trình chuẩn hóa, và hỗ trợ pháp lý.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là tần suất tiêu hủy. Nếu cơ quan chỉ cần tiêu hủy tài liệu một hoặc hai lần trong năm, việc mua máy hủy riêng rõ ràng là không hiệu quả. Ngược lại, nếu cần tiêu hủy thường xuyên và có lượng lớn, dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại hiệu quả kinh tế và chất lượng tốt hơn.
Cuối cùng, cần nhận thức rằng sở hữu máy hủy không có nghĩa là an toàn. Quan trọng hơn cả là phải kiểm soát được toàn bộ vòng đời của tài liệu từ lưu trữ, phân loại, đến tiêu hủy, và cả trách nhiệm pháp lý đi kèm. Trong thời đại số hóa và yêu cầu minh bạch ngày càng cao, các cơ quan nhà nước cần có những giải pháp không chỉ hiệu quả về mặt kinh tế mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và trách nhiệm xã hội.
Việc lựa chọn giữa mua máy hủy riêng hay sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp cuối cùng phải dựa trên đánh giá toàn diện về năng lực, nhu cầu và mục tiêu phát triển của từng cơ quan. Tuy nhiên, xu hướng chung cho thấy việc chuyên nghiệp hóa các dịch vụ hỗ trợ, bao gồm cả tiêu hủy tài liệu, sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính công.
