Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, Luật Lưu trữ 2024 chính thức có hiệu lực, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong cách thức quản lý và xử lý tài liệu tại Việt Nam. Điều đáng chú ý là luật này không chỉ áp dụng cho các cơ quan nhà nước như trước đây, mà còn mở rộng phạm vi ràng buộc đến nhiều đối tượng khác nhau trong xã hội.
Xem toàn văn Luật lưu trữ 2024
I. Luật lưu trữ 2024 – Bối cảnh đã thay đổi
Theo quy định mới, tất cả các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu. Tuy nhiên, điểm đặc biệt và gây bất ngờ cho nhiều người là việc luật này cũng áp dụng đối với các doanh nghiệp tư nhân, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Các tổ chức phi chính phủ, hiệp hội, quỹ từ thiện cũng nằm trong phạm vi điều chỉnh của luật mới.
Không chỉ dừng lại ở đó, các đơn vị hành chính sự nghiệp, trường học, bệnh viện, trung tâm y tế và các cơ sở giáo dục, y tế tư nhân cũng phải thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý tài liệu. Điều này có nghĩa là hầu hết các tổ chức hoạt động tại Việt Nam đều phải cập nhật và tuân thủ luật mới, bất kể tính chất hoạt động hay hình thức sở hữu.
Trong số những điểm mới nổi bật nhất của luật, việc mở rộng phạm vi trách nhiệm lưu trữ và tiêu hủy tài liệu đến các doanh nghiệp ngoài công lập là thay đổi căn bản. Trước đây, nhiều doanh nghiệp tư nhân có xu hướng xem nhẹ việc quản lý tài liệu, cho rằng đây chỉ là vấn đề nội bộ. Giờ đây, họ phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý rõ ràng và có thể bị xử phạt nếu vi phạm.
Mức phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ đã được tăng lên đáng kể. Những hành vi như lưu trữ sai quy định, không tiêu hủy tài liệu đúng thời hạn, hoặc tiêu hủy không đúng quy trình có thể bị phạt từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy theo mức độ vi phạm và quy mô tổ chức. Điều này thể hiện quyết tâm của nhà nước trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong toàn xã hội.
Một quy định đặc biệt nghiêm ngặt là việc bắt buộc tiêu hủy tài liệu có chứa thông tin cá nhân, dữ liệu nội bộ và bảo mật thương mại theo đúng chuẩn kỹ thuật. Điều này phản ánh xu hướng bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân ngày càng được chú trọng trong thời đại số hóa.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tư duy cũ rằng “mình không phải cơ quan nhà nước nên không cần lưu ý Luật Lưu trữ”. Đây là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý khó lường và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
II. Những lỗi phổ biến của doanh nghiệp hiện nay (và hậu quả)
Qua quá trình khảo sát và tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp trong thời gian qua, chúng tôi nhận thấy có những lỗi vi phạm phổ biến mà hầu hết các tổ chức đều mắc phải, đôi khi là do thiếu hiểu biết, đôi khi là do chủ quan.
Lỗi vi phạm thứ nhất: Lưu trữ quá thời hạn quy định Luật lưu trữ 2024
Đây là lỗi phổ biến nhất mà gần như tất cả các doanh nghiệp đều mắc phải. Nhiều tổ chức có xu hướng lưu giữ tài liệu “càng lâu càng tốt” với tâm lý “giữ lại để phòng khi cần”. Tuy nhiên, theo Luật Lưu trữ 2024, việc lưu trữ quá thời hạn quy định không chỉ là lãng phí mà còn vi phạm pháp luật.
Hậu quả của lỗi này bao gồm việc bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 20 triệu đến 200 triệu đồng tùy theo quy mô vi phạm. Ngoài ra, việc lưu trữ quá nhiều tài liệu không cần thiết còn gây lãng phí không gian kho bãi, tăng chi phí thuê mặt bằng và bảo quản. Điều này đặc biệt nặng nề đối với các doanh nghiệp hoạt động tại những khu vực có giá thuê mặt bằng cao như trung tâm thành phố.
Lỗi vi phạm thứ hai: Tự ý tiêu hủy tài liệu có chứa dữ liệu cá nhân/khách hàng mà không theo chuẩn
Nhiều doanh nghiệp, khi nhận ra cần tiêu hủy tài liệu, thường tự thực hiện bằng cách đơn giản như xé nhỏ, đốt hoặc vứt bỏ. Đây là sai lầm nghiêm trọng, đặc biệt khi tài liệu chứa thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên hoặc dữ liệu mật của công ty.
Hậu quả của việc này có thể dẫn đến các vụ kiện pháp lý từ phía khách hàng hoặc nhân viên khi thông tin cá nhân bị rò rỉ. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, giáo dục – những ngành nghề thường xuyên xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Uy tín công ty có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến mất khách hàng và giảm doanh thu.
Lỗi vi phạm thứ ba: Không có biên bản, hồ sơ chứng minh đã tiêu hủy đúng
Đây là lỗi mà nhiều doanh nghiệp không nhận ra tầm quan trọng. Ngay cả khi đã tiêu hủy tài liệu, nhưng nếu không có biên bản, chứng nhận hoặc hồ sơ chứng minh việc tiêu hủy được thực hiện đúng quy trình, thì doanh nghiệp vẫn có thể gặp rắc rối pháp lý.
Đọc thêm:
Các tiêu chí bảo mật cần tuân thủ khi thuê dịch vụ hủy tài liệu
Khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra, việc không có bằng chứng về quá trình tiêu hủy có thể khiến doanh nghiệp bị nghi ngờ gian lận hoặc che giấu thông tin. Điều này không chỉ gây khó khăn trong quá trình kiểm tra mà còn có thể dẫn đến các hình thức xử lý nghiêm khắc hơn.
Lỗi vi phạm thứ tư: Không phân loại tài liệu trước khi tiêu hủy
Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tiêu hủy tài liệu một cách bừa bãi, không phân loại theo mức độ quan trọng và yêu cầu bảo mật. Điều này không chỉ vi phạm quy định về phân loại tài liệu mà còn có thể dẫn đến việc tiêu hủy nhầm những tài liệu quan trọng hoặc không tiêu hủy đúng cách những tài liệu nhạy cảm.
Hậu quả của lỗi này có thể bao gồm mất mát thông tin quan trọng, rò rỉ dữ liệu bảo mật, và vi phạm các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, điều này có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý phức tạp.
Lỗi vi phạm thứ năm: Không cập nhật quy trình nội bộ theo luật mới
Sau khi Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình quản lý tài liệu cũ, không cập nhật theo các quy định mới. Điều này tạo ra khoảng trống pháp lý và có thể dẫn đến vi phạm vô tình.
Việc không cập nhật quy trình nội bộ không chỉ tạo ra rủi ro pháp lý mà còn làm giảm hiệu quả quản lý, gây nhầm lẫn cho nhân viên và có thể dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện.
III. Những điểm then chốt doanh nghiệp cần nắm trong Luật lưu trữ 2024
Để tránh các lỗi vi phạm phổ biến và đảm bảo tuân thủ đúng Luật Lưu trữ 2024, các doanh nghiệp cần nắm vững những điểm then chốt sau đây.
Thứ nhất: Hiểu rõ phạm vi áp dụng của luật
Luật Lưu trữ 2024 không chỉ áp dụng cho các cơ quan nhà nước mà còn bao gồm tất cả các doanh nghiệp tư nhân, tổ chức phi chính phủ, và các đơn vị sự nghiệp. Điều này có nghĩa là bất kể quy mô hay tính chất hoạt động, mọi tổ chức đều phải tuân thủ các quy định về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu.
Việc hiểu rõ phạm vi áp dụng giúp doanh nghiệp nhận thức đúng trách nhiệm pháp lý của mình và không chủ quan trong việc quản lý tài liệu. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Thứ hai: Nắm vững thời hạn lưu trữ theo quy định
Mỗi loại tài liệu đều có thời hạn lưu trữ cụ thể theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống phân loại tài liệu rõ ràng và theo dõi chặt chẽ thời hạn lưu trữ của từng loại.
Việc nắm vững thời hạn lưu trữ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được lỗi lưu trữ quá thời hạn mà còn giúp tối ưu hóa không gian và chi phí quản lý. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo rằng những tài liệu quan trọng được bảo quản đúng cách và đủ thời gian theo yêu cầu pháp luật.
Thứ ba: Quy trình tiêu hủy tài liệu đúng chuẩn
Luật Lưu trữ 2024 quy định rất cụ thể về quy trình tiêu hủy tài liệu, đặc biệt là những tài liệu chứa thông tin cá nhân hoặc dữ liệu bảo mật. Doanh nghiệp cần hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình này để tránh vi phạm pháp luật.
Quy trình tiêu hủy đúng chuẩn bao gồm việc phân loại tài liệu, lựa chọn phương pháp tiêu hủy phù hợp, thực hiện tiêu hủy dưới sự giám sát, lập biên bản và lưu trữ chứng nhận tiêu hủy. Việc tuân thủ quy trình này không chỉ đảm bảo pháp lý mà còn bảo vệ thông tin và uy tín của doanh nghiệp.
Thứ tư: Tầm quan trọng của việc có biên bản và chứng nhận
Một trong những yêu cầu quan trọng của Luật Lưu trữ 2024 là việc phải có biên bản và chứng nhận cho quá trình tiêu hủy tài liệu. Đây không chỉ là yêu cầu hình thức mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong các cuộc kiểm tra.
Biên bản tiêu hủy phải ghi rõ thời gian, địa điểm, danh mục tài liệu được tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy, và chữ ký của các bên liên quan. Chứng nhận tiêu hủy phải do đơn vị có thẩm quyền cấp, đảm bảo tính pháp lý và có thể sử dụng làm bằng chứng khi cần thiết.
Thứ năm: Lựa chọn đơn vị thực hiện tiêu hủy
Luật Lưu trữ 2024 khuyến khích các tổ chức sử dụng dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp thay vì tự thực hiện. Điều này không chỉ đảm bảo quy trình được thực hiện đúng chuẩn mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu hủy, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như uy tín, kinh nghiệm, trang thiết bị, quy trình và khả năng cung cấp biên bản, chứng nhận hợp lệ. Việc lựa chọn đúng đơn vị sẽ đảm bảo quá trình tiêu hủy được thực hiện an toàn, hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.
IV. Hành động cụ thể doanh nghiệp cần thực hiện ngay
Trước tình hình pháp lý đang thay đổi và yêu cầu ngày càng nghiêm ngặt từ Luật Lưu trữ 2024, các doanh nghiệp cần có những hành động cụ thể và khẩn cấp để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro pháp lý.
Bước 1: Rà soát toàn bộ hệ thống tài liệu hiện có
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện ngay lập tức. Việc rà soát cần được tiến hành một cách có hệ thống, bao gồm tất cả các loại tài liệu từ hồ sơ nhân sự, tài liệu kế toán, hợp đồng, báo cáo, đến các giấy tờ hành chính.
Quá trình rà soát cần được thực hiện bởi một nhóm làm việc chuyên biệt, có sự tham gia của đại diện từ các phòng ban khác nhau như nhân sự, kế toán, pháp chế, và ban lãnh đạo. Mỗi tài liệu cần được ghi nhận về thời gian tạo lập, nội dung, mức độ quan trọng, và thời hạn lưu trữ theo quy định.
Kết quả của việc rà soát sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình quản lý tài liệu hiện tại, xác định những khu vực có vấn đề, và đưa ra kế hoạch xử lý phù hợp. Đây cũng là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo một cách hiệu quả.
Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý tài liệu mới
Dựa trên kết quả rà soát và các quy định của Luật Lưu trữ 2024, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tài liệu mới, phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Quy trình này cần bao gồm các khâu từ tạo lập, phân loại, lưu trữ, đến tiêu hủy tài liệu.
Quy trình mới phải được thiết kế một cách chi tiết, rõ ràng, dễ thực hiện và phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Cần xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong việc quản lý tài liệu, đồng thời thiết lập các điểm kiểm soát để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng.
Việc thiết lập quy trình mới cũng cần tính đến khả năng ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý. Các giải pháp số hóa, lưu trữ điện tử, và quản lý tài liệu tự động có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Bước 3: Đào tạo nhân viên về quy định mới
Sau khi có quy trình quản lý tài liệu mới, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo toàn bộ nhân viên về các quy định của Luật Lưu trữ 2024 và quy trình nội bộ mới. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách bài bản, có hệ thống và phù hợp với từng đối tượng nhân viên.
Nội dung đào tạo cần bao gồm những điểm chính của luật mới, quy trình quản lý tài liệu của công ty, trách nhiệm của từng cá nhân, và các biện pháp xử lý khi phát sinh vấn đề. Đặc biệt, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật và hậu quả của vi phạm.
Việc đào tạo không chỉ dừng lại ở một lần mà cần được thực hiện thường xuyên, đặc biệt khi có thay đổi về quy định pháp luật hoặc quy trình nội bộ. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập cơ chế kiểm tra, đánh giá hiệu quả đào tạo để đảm bảo nhân viên nắm vững và thực hiện đúng quy định.
Bước 4: Tiến hành tiêu hủy tài liệu hết hạn
Dựa trên kết quả rà soát, doanh nghiệp cần tiến hành tiêu hủy ngay những tài liệu đã hết hạn lưu trữ theo quy định. Việc này cần được thực hiện một cách khẩn cấp để tránh vi phạm pháp luật và giảm thiểu rủi ro.
Quá trình tiêu hủy cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của luật, đặc biệt là đối với những tài liệu chứa thông tin cá nhân hoặc dữ liệu bảo mật. Doanh nghiệp cần cân nhắc việc thuê dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng chuẩn và có đầy đủ biên bản, chứng nhận.
Việc tiêu hủy tài liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như tiết kiệm không gian, giảm chi phí bảo quản, và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là cơ hội để doanh nghiệp “làm sạch” hệ thống tài liệu và chuẩn bị cho giai đoạn phát triển mới.
Bước 5: Thiết lập hệ thống theo dõi và kiểm soát
Để đảm bảo quy trình quản lý tài liệu được thực hiện đúng và liên tục, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi và kiểm soát hiệu quả. Hệ thống này cần bao gồm các biện pháp kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả, và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Việc theo dõi và kiểm soát cần được thực hiện một cách có hệ thống, với các chỉ tiêu cụ thể và báo cáo định kỳ. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập cơ chế phản hồi để cải thiện liên tục quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.
V. Lợi ích khi tuân thủ đúng luật và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Việc tuân thủ đúng Luật Lưu trữ 2024 và sử dụng dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài.
Lợi ích về mặt pháp lý và uy tín
Khi tuân thủ đúng các quy định của Luật Lưu trữ 2024, doanh nghiệp sẽ tránh được các hình thức xử phạt hành chính, từ đó bảo vệ được nguồn tài chính và uy tín của mình. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, khi uy tín là yếu tố then chốt quyết định sự thành công.
Việc có đầy đủ biên bản, chứng nhận tiêu hủy hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tự tin trong các cuộc kiểm tra của cơ quan chức năng. Đây cũng là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
Lợi ích về mặt kinh tế
Việc tiêu hủy đúng cách những tài liệu hết hạn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng, kho bãi và bảo quản. Số tiền tiết kiệm được có thể được đầu tư vào các hoạt động kinh doanh chính, góp phần nâng cao hiệu quả và lợi nhuận.
Hơn nữa, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp thường có chi phí thấp hơn so với việc tự thực hiện, nhất là khi tính đến các yếu tố như thời gian, nhân lực, trang thiết bị và rủi ro. Đây là giải pháp tối ưu về mặt kinh tế cho hầu hết các doanh nghiệp.
Lợi ích về mặt bảo mật và an toàn
Các dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp sử dụng công nghệ và quy trình tiên tiến để đảm bảo thông tin được xóa bỏ hoàn toàn, không thể khôi phục. Điều này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và khách hàng, tránh được rủi ro rò rỉ dữ liệu.
Việc tiêu hủy tài liệu đúng cách cũng giúp giảm thiểu nguy cơ cháy nổ do tích tụ quá nhiều giấy tờ, đồng thời cải thiện môi trường làm việc và đảm bảo an toàn cho nhân viên.
Lợi ích về mặt hiệu quả quản lý
Khi hệ thống tài liệu được sắp xếp, quản lý một cách khoa học và tuân thủ pháp luật, hiệu quả công việc của nhân viên sẽ được nâng cao đáng kể. Việc tìm kiếm, sử dụng tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc.
Đồng thời, việc có quy trình quản lý tài liệu chuẩn hóa sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường tính minh bạch trong hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao công việc giữa các nhân viên.
Lợi ích về mặt môi trường và trách nhiệm xã hội
Việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy trình chuyên nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm với môi trường. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp có chương trình tái chế giấy, góp phần bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.
Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực trong cộng đồng, thể hiện cam kết về trách nhiệm xã hội và môi trường – những yếu tố ngày càng được khách hàng và xã hội quan tâm.
Lợi ích về mặt quản trị rủi ro
Việc tuân thủ đúng Luật Lưu trữ 2024 giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các rủi ro pháp lý, tài chính và danh tiếng. Đây là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị rủi ro toàn diện của doanh nghiệp.
Việc có đầy đủ chứng từ, biên bản tiêu hủy hợp lệ cũng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc ứng phó với các yêu cầu kiểm tra, thanh tra và tranh chấp pháp lý có thể phát sinh.
Tạm kết
Luật Lưu trữ 2024 đã đặt ra những quy định cụ thể và nghiêm ngặt về việc quản lý, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu trong các doanh nghiệp. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và xây dựng uy tín.
Việc tuân thủ đúng các quy định pháp luật về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu đòi hỏi sự đầu tư ban đầu về thời gian, nhân lực và tài chính. Tuy nhiên, những lợi ích mang lại từ việc tuân thủ này là rất đáng kể và bền vững. Doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
Trong bối cảnh pháp luật ngày càng hoàn thiện và yêu cầu về quản trị doanh nghiệp ngày càng cao, việc đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu tuân thủ pháp luật là một quyết định chiến lược sáng suốt. Đặc biệt, việc hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Cuối cùng, việc tuân thủ Luật Lưu trữ 2024 không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là thể hiện tinh thần trách nhiệm của doanh nghiệp đối với xã hội, môi trường và sự phát triển bền vững. Đây là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển ổn định và thành công trong tương lai.
Đọc thêm:
Giải Phóng Kho Lưu Trữ Trường học: Câu Chuyện Của Đại Học HUFLIT
