Việc sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh của Việt Nam đã hoàn thành từ ngày 12/6/2025, giảm còn 34 tỉnh/thành phố với 19 đơn vị mới được hình thành. Cuộc cải cách hành chính lớn này không chỉ thay đổi cơ cấu tổ chức mà còn đặt ra những thách thức phức tạp trong việc quản lý kho lưu trữ tài liệu. Đặc biệt, từ ngày 01/7/2025, Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025 của Bộ Nội vụ chính thức có hiệu lực, tạo ra khung pháp lý mới nghiêm ngặt hơn cho việc chỉnh lý và nộp lưu tài liệu.
Trong bối cảnh này, các cơ quan, tổ chức sau sáp nhập phải đối mặt với nhiệm vụ sắp xếp lại toàn bộ hệ thống lưu trữ của mình. Tuy nhiên, việc dọn dẹp kho lưu trữ không phải là công việc đơn giản mà tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Những sai lầm trong quá trình này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý, mất mát thông tin quan trọng, ô nhiễm môi trường và thậm chí là các vấn đề an ninh quốc gia.
Rủi ro pháp lý khi dọn dẹp kho lưu trữ
Rủi ro pháp lý là mối quan ngại lớn nhất khi dọn dẹp kho lưu trữ sau sáp nhập. Theo Thông tư 06/2025 có hiệu lực từ 01/7/2025, khi cơ quan, tổ chức giải thể hoặc hợp nhất, tuyệt đối không được “chiếm giữ, hủy trái phép, làm hỏng, thất lạc tài liệu”. Điều này có nghĩa là việc tự ý đốt hoặc vứt bỏ hồ sơ có thể bị coi là hành vi vi phạm luật lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước, dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc.
Một trong những rủi ro phổ biến là việc người quản lý cũ giữ lại tài liệu thay vì bàn giao đầy đủ cho cơ quan mới. Hành vi này không chỉ vi phạm nguyên tắc “tập trung, không phân tán phông lưu trữ” mà còn khiến cơ quan mới thiếu chứng cứ pháp lý cho các quyết định trước đây. Hậu quả là có thể xuất hiện tranh chấp phức tạp về tính hợp pháp của các văn bản, quyết định đã ban hành.
Việc không lập biên bản bàn giao và danh mục tài liệu khi chuyển giao cũng là một vi phạm nghiêm trọng. Theo yêu cầu của các công văn hướng dẫn, việc thiếu biên bản này sẽ khiến trách nhiệm trở nên mờ nhạt và có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
Đối với tài liệu có giá trị lưu giữ vĩnh viễn, Luật Lưu trữ 2024 quy định bắt buộc phải giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử đúng thời hạn. Nếu cơ quan mới không hoàn tất việc chỉnh lý, nộp lưu tài liệu đúng quy định, họ sẽ vi phạm luật và có thể bị xử lý kỷ luật. Đặc biệt nghiêm trọng là việc hủy tài liệu chứa bí mật nhà nước, chỉ có thể thực hiện khi được cấp Bộ trưởng Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh cho phép. Tiêu hủy tài liệu mật sai quy trình không chỉ vi phạm luật lưu trữ mà còn có thể cấu thành tội phạm gây hại an ninh quốc gia.
Thách thức về bảo mật và an ninh thông tin
Rủi ro bảo mật là một khía cạnh không thể xem nhẹ trong quá trình dọn dẹp kho lưu trữ. Khi các hồ sơ bảo mật không được xử lý an toàn, chẳng hạn như chưa được xé hoặc hủy đúng cách, hoặc để trong tình trạng mở, nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh hoặc thông tin quốc phòng là rất cao.
Thông tư 06/2025 đã đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu “bảo đảm an toàn tài liệu” trong suốt quá trình lưu trữ và bàn giao. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều đơn vị vẫn chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy trình bảo mật. Việc giao tài liệu cho đơn vị thứ ba không đủ uy tín hoặc bỏ giấy tờ nhạy cảm vào thùng tái chế thông thường đều có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Một rủi ro khác là việc lộ lọt mật khẩu và số liệu quan trọng. Nếu quy trình thanh lý kho lưu trữ không có biện pháp mã hóa hay chứng nhận hủy, dữ liệu nhạy cảm có thể bị sao chép và lưu giữ trái phép. Điều này đòi hỏi phải có biện pháp bảo mật chặt chẽ từng bước, bao gồm xé cắt, đốt trong môi trường khép kín và có chứng nhận hủy từ đơn vị có thẩm quyền.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ hủy chuyên nghiệp thường cam kết quy trình bảo mật cao, đảm bảo thông tin được xử lý một cách cẩn thận và bảo mật tối đa. Thiếu biện pháp an ninh sẽ khiến tổ chức phải đối mặt với nguy cơ kiện tụng hoặc mất uy tín nếu để xảy ra lộ lọt thông tin.
Tác động môi trường không thể bỏ qua
Rủi ro môi trường là một khía cạnh thường bị các cơ quan bỏ qua khi dọn dẹp kho lưu trữ. Việc đốt giấy tờ, băng từ, vi mạch điện tử hoặc vứt bỏ lung tung đều thuộc phạm vi quản lý chất thải. Luật Bảo vệ môi trường 2020 quy định rõ ràng rằng chất thải phải được phân loại, thu gom và xử lý an toàn theo quy chuẩn môi trường.
Nếu trong quá trình dọn kho mà vứt giấy vụn vào thùng rác sinh hoạt thông thường hoặc đốt chưa đạt chuẩn kỹ thuật, không có hệ thống lọc khí thải, sẽ gây ô nhiễm không khí, nguồn nước và đất. Hậu quả là các cơ quan có thể bị phạt hành chính với mức phạt rất lớn.
Đặc biệt nghiêm trọng là vấn đề chất thải nguy hại. Kho lưu trữ thường chứa nhiều vật liệu như mực in, mực photocopy, pin, linh kiện điện tử như ổ đĩa, DVD, USB. Tất cả những vật liệu này đều được phân loại là chất thải nguy hại theo quy định pháp luật. Luật Môi trường yêu cầu phải chuyển giao các chất thải nguy hại cho cơ sở xử lý có đủ năng lực và giấy phép.
Nếu tự ý vứt bỏ linh kiện điện tử hoặc đổ mực ra cống mà không thông qua công ty chuyên xử lý môi trường, cơ quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội gây ô nhiễm môi trường. Đây là một tội danh nghiêm trọng có thể dẫn đến án phạt tù và phạt tiền lớn.
Ngoài ra, việc chỉ chuyển tài liệu cũ sang kho mới mà không loại bỏ tài liệu hết niên hạn hoặc số hóa cũng tạo ra “rác thải lưu trữ”. Nghị định 38/2015 về chất thải phế liệu khuyến khích việc tái sử dụng, tái chế giấy phế liệu một cách thân thiện với môi trường.
Nguy cơ mất mát tài liệu và giá trị lịch sử
Rủi ro về bảo toàn tài liệu và giá trị lịch sử là một vấn đề phức tạp khác. Trong kho lưu trữ sau sáp nhập thường có rất nhiều hồ sơ có giá trị pháp lý hoặc lịch sử quan trọng. Chẳng hạn, các địa phương phải giữ lại nhiều công báo, quyết định cũ có giá trị thực thi pháp luật và làm tư liệu tham khảo lịch sử.
Nếu không có quy trình phân loại kỹ lưỡng, các đơn vị dễ vô tình hủy bỏ những tài liệu có giá trị lưu giữ vĩnh viễn hoặc hồ sơ vẫn còn trong thời hạn lưu trữ. Hậu quả là mất trắng chứng cứ pháp lý quan trọng và nguồn tư liệu lịch sử quý giá.
Thông tư 06/2025 quy định rõ ràng rằng mỗi cơ quan mới hình thành phải quản lý phông lưu trữ riêng của mình và không được để tài liệu của cơ quan này lẫn vào phông lưu trữ của cơ quan khác. Tuy nhiên, trong thực tế, khi sáp nhập, việc lẫn lộn hồ sơ thường xuyên xảy ra. Ví dụ, tài liệu của cơ quan A bị nhập vào kho cơ quan B mà không được đánh dấu rõ ràng sẽ dẫn đến hỗn loạn dữ liệu nghiêm trọng.
Điều này không chỉ gây khó khăn cho việc tra cứu mà còn có thể làm thất lạc những hồ sơ quan trọng như nghị quyết, công văn chỉ đạo. Đồng thời, nó cũng làm suy yếu giá trị lịch sử của các hồ sơ vì không còn nguyên vẹn tính toàn vẹn của phông lưu trữ.
Một vấn đề khác là việc mất dữ liệu do chưa số hóa kịp thời. Nhiều cơ quan vẫn chưa kịp số hóa hồ sơ cũ trước khi sáp nhập. Thực tế cho thấy các sổ sách, công văn bằng giấy rất dễ bị mối mọt, ẩm mốc hoặc thất lạc nếu cất trữ lâu dài trong điều kiện không đảm bảo.
Giải pháp chuyên nghiệp để dọn dẹp kho lưu trữ
Để tránh những rủi ro nghiêm trọng nêu trên, các cơ quan cần áp dụng một loạt giải pháp toàn diện và có hệ thống.
Trước tiên, cần lập kế hoạch phân loại và bàn giao có biên bản chi tiết. Việc đánh giá toàn bộ tài liệu trong kho và phân loại theo phông lưu trữ của từng cơ quan cũ là điều bắt buộc. Khi chuyển giao, phải lập biên bản bàn giao kèm theo “mục lục tài liệu” đầy đủ. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong trách nhiệm và tránh thất lạc tài liệu.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật lưu trữ mới là yếu tố then chốt. Các cơ quan cần nắm vững Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025 để đảm bảo thời hạn nộp lưu của từng loại hồ sơ. Đồng thời, cần phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ, Ban Tư pháp địa phương để xin hướng dẫn cụ thể về quy trình hủy và nộp lưu tài liệu.
Sử dụng dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp là một giải pháp hiệu quả, yêu cầu những đơn phị phải có cam kết dịch vụ hủy an toàn, thân thiện với môi trường, bao gồm cả việc quay video lưu trữ và bàn giao chứng từ sau khi hủy.
Cuối cùng, việc nâng cao nhận thức cho cán bộ là yếu tố quyết định thành công. Cần tuyên truyền, đào tạo để cán bộ văn thư, lưu trữ hiểu rõ quy định pháp lý và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Luật Lưu trữ 2024 quy định người đứng đầu phải “tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ tài liệu lưu trữ” để mỗi nhân sự tham gia dọn kho đều ý thức được tầm quan trọng và thực hiện đúng quy trình.
Việc dọn dẹp kho lưu trữ sau sáp nhập không chỉ là công việc kỹ thuật mà còn là trách nhiệm pháp lý, môi trường và văn hóa. Chỉ khi áp dụng một cách tiếp cận toàn diện, chuyên nghiệp và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, các cơ quan mới có thể tránh được những rủi ro nghiêm trọng và hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyển đổi trong thời kỳ sáp nhập.
