Các trường học luôn phải đối mặt với việc kho lưu trữ chật chội, việc xử lý những tài liệu cũ trở thành ưu tiên, vừa để bảo vệ thông tin nhạy cảm, vừa để tối ưu hóa không gian. Tiến Trí (TTECO Shredding) đã hỗ trợ nhiều cơ sở giáo dục ở TP.HCM, Bình Dương, và Đồng Nai giải quyết vấn đề này.
Thách thức lưu trữ tại các trường học,
Kho lưu trữ của trường học thường chứa đựng cả một “lịch sử” hoạt động – từ bài kiểm tra đến hồ sơ cá nhân. Với các trường quốc tế ở TP.HCM, nơi có học sinh và giáo viên từ nhiều quốc gia, tài liệu còn phức tạp hơn: hợp đồng lao động, hồ sơ nhập học, báo cáo đánh giá đa ngôn ngữ. Một trường quốc tế ở Quận 7 từng phát hiện kho của họ chứa hàng tấn giấy tờ từ hơn 5 năm trước, chiếm gần hết diện tích. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý mà còn đặt ra vấn đề bảo mật – thông tin cá nhân của học sinh và gia đình cần được bảo vệ chặt chẽ.
Tự xử lý có thể là một phương án, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả. Máy hủy giấy nhỏ không đáp ứng được khối lượng lớn, còn thuê nhân lực tự làm thì tốn thời gian và khó đảm bảo an toàn. Đây là lúc dịch vụ như Tiến Trí trở thành lựa chọn đáng cân nhắc cho các trường học, đặc biệt là các cơ sở quốc tế với yêu cầu cao về bảo mật và không gian.
Quy trình tiêu hủy của Tiến Trí – Minh bạch và hiệu quả
Tiến Trí triển khai một quy trình tiêu hủy có hệ thống, phù hợp với nhu cầu của các trường học, từ trường công đến quốc tế.
- Khảo sát và lập kế hoạch: Họ bắt đầu bằng việc khảo sát – trực tuyến hoặc tại chỗ – để đánh giá khối lượng và loại tài liệu. Báo giá được cung cấp dựa trên số liệu thực tế. Một trường quốc tế ở Quận 2, TP.HCM, đã xác định 3 tấn tài liệu cũ – bao gồm hồ sơ nhập học và bài thi – nhờ quá trình này, giúp họ lập kế hoạch chính xác.
- Thu gom và vận chuyển: Tài liệu được tiếp nhận tại trường, đóng gói với niêm phong để đảm bảo an toàn, sau đó vận chuyển về nhà máy chuyên dụng. Một trường trung học ở Bình Dương cho biết việc thu gom 2 tấn giấy chỉ mất vài giờ, nhờ sự phối hợp nhanh chóng của đội ngũ Tiến Trí.
- Tiêu hủy tại nhà máy: Tại nhà máy, tài liệu được xử lý ngay bằng máy móc công nghiệp, với quá trình được ghi hình để đảm bảo minh bạch. Một trường tiểu học ở Đồng Nai nhận video minh chứng khi hủy 1 tấn bài thi cũ, xác nhận mọi thứ được xử lý triệt để.
- Nghiệm thu và bằng chứng: Trường có thể cử đại diện giám sát tại nhà máy và ký biên bản nghiệm thu. Nếu không tiện, Tiến Trí gửi video hoặc livestream cùng biên bản sau khi hoàn tất. Một trường quốc tế ở Quận 1, TP.HCM, đã nhận giấy chứng nhận hủy sau khi xử lý 1,5 tấn tài liệu, hỗ trợ họ đáp ứng các tiêu chuẩn nội bộ.
Bảo mật thông tin – Yếu tố sống còn cho trường quốc tế
Với các trường quốc tế ở TP.HCM, bảo mật không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là cam kết với phụ huynh và giáo viên nước ngoài. Hồ sơ nhập học, hợp đồng lao động, hay dữ liệu đánh giá đều chứa thông tin nhạy cảm cần được xử lý cẩn thận. Tiến Trí sử dụng nhà máy tiêu hủy chuyên dụng để xay nát tài liệu, đảm bảo không thể khôi phục.
Một trường quốc tế ở Quận 7 từng cần hủy 2 tấn hồ sơ cũ từ các chương trình trao đổi quốc tế. Họ yêu cầu Tiến Trí cung cấp video quá trình tiêu hủy, và kết quả cho thấy mọi tài liệu được xử lý ngay trong ngày, không để lại rủi ro. Một trường khác ở Quận 1 cũng đánh giá cao việc tài liệu được niêm phong từ khi thu gom, giảm thiểu nguy cơ thất thoát trong quá trình vận chuyển.
Tối ưu hóa kho lưu trữ – Không gian cho tương lai
Việc giải phóng không gian là một lợi ích thiết thực mà Tiến Trí mang lại. Một trường quốc tế ở Quận 2, sau khi hủy 3 tấn tài liệu, đã lấy lại 50% diện tích kho, đủ để lưu trữ hồ sơ cho các kỳ tuyển sinh sắp tới. Một trường trung học ở Bình Dương xử lý 2 tấn giấy và tận dụng không gian trống để sắp xếp lại kho, giúp quản lý tài liệu mới hiệu quả hơn.
Tại Đồng Nai, một trường tiểu học từng đối mặt với kho đầy bài thi cũ từ 5 năm trước. Sau khi Tiến Trí hủy 1 tấn tài liệu, họ không chỉ có thêm chỗ mà còn giảm nguy cơ ẩm mốc – một vấn đề thường gặp ở khu vực này. Với các trường quốc tế ở TP.HCM, nơi không gian thường đắt đỏ, việc tối ưu hóa kho như vậy có giá trị lớn về mặt vận hành.
Phản hồi nhanh và linh hoạt – Đáp ứng lịch trình trường học
Các trường học, đặc biệt là trường quốc tế, thường có lịch trình bận rộn với kỳ thi, họp phụ huynh, hay sự kiện quốc tế. Tiến Trí hỗ trợ cả thứ Bảy và Chủ nhật, thường đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 30 phút để chuẩn bị.
Một trường quốc tế ở Quận 1 từng cần hủy gấp 1,5 tấn tài liệu trước buổi họp hội đồng vào thứ Hai. Họ liên hệ Tiến Trí chiều thứ Bảy, và đội ngũ hoàn tất công việc trong ngày. Một trường ở Bình Dương cũng ghi nhận Tiến Trí đến sớm để xử lý 500kg giấy vào Chủ nhật, giúp họ sẵn sàng cho năm học mới mà không bị gián đoạn.
Chi phí minh bạch và hợp lý
Tiến Trí tính phí dựa trên khối lượng tài liệu thực tế, không áp dụng các khoản cố định hay phát sinh. Một trường quốc tế ở Quận 7 so sánh: tự đầu tư máy hủy công suất lớn tốn hàng chục triệu đồng, trong khi Tiến Trí chỉ tính phí cho 2 tấn giấy, thấp hơn nhiều so với dự toán. Một trường ở Đồng Nai cũng nhận báo giá sát với 1 tấn tài liệu, giúp họ kiểm soát ngân sách hiệu quả mà không phải lo thêm chi phí bảo trì.
Trải nghiệm từ các trường học
Nhiều cơ sở giáo dục đã sử dụng dịch vụ của Tiến Trí. Một trường quốc tế ở Quận 2 xử lý 3 tấn tài liệu và nhận video minh chứng ngay sau đó. Một trường trung học ở Đồng Nai hủy 1,2 tấn hồ sơ sinh viên cũ, giải phóng không gian mà không gặp vấn đề bảo mật.
Đại học HUFLIT cũng thường xuyên liên hệ TTECO Shredding khi cần hủy hàng tấn tài liệu bài thi hết hạn lưu trữ, và các trường quốc tế ở TP.HCM như ở Quận 1 và Quận 7 cho thấy Tiến Trí đáp ứng tốt nhu cầu đa dạng và bảo mật khắc khe của các cơ sở giáo dục quốc tế.
Với các trường học ở TP.HCM, Bình Dương, và Đồng Nai – đặc biệt là các trường quốc tế – việc xử lý tài liệu cũ đòi hỏi sự cân bằng giữa bảo mật và tối ưu hóa không gian. TTECO Shredding (Hủy giấy Tiến Trí) cung cấp một giải pháp có tổ chức, phản hồi nhanh, và minh bạch về chi phí, như những gì nhiều trường đã trải nghiệm.
Nếu trường bạn đang cần xử lý kho lưu trữ, đây có thể là một phương án đáng xem xét, tùy vào yêu cầu cụ thể của mình.
