Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy chuyển đổi số một cách mạnh mẽ, việc số hóa tài liệu và dữ liệu đã trở thành xu hướng tất yếu của thời đại. Tuy nhiên, song song với quá trình hiện đại hóa này, một vấn đề quan trọng khác lại đang bị bỏ qua: việc xử lý và tiêu hủy tài liệu giấy truyền thống một cách an toàn, bảo mật và tuân thủ pháp luật.
Thực tế cho thấy, trong khi các doanh nghiệp, tổ chức đang đầu tư mạnh vào công nghệ số, họ lại thiếu sự quan tâm đúng mức đến việc quản lý và tiêu hủy những tài liệu giấy còn lại theo các tiêu chuẩn bảo mật cao, một phần cũng đến từ sự khan hiếm các dịch vụ Hủy tài liệu bảo mật cao – chuyên nghiệp trên thị trường.
Luật Lưu trữ 2024: Khung pháp lý mới cần tuân thủ
Luật Lưu trữ 2024 đã chính thức có hiệu lực từ 1/7/2025, mang đến những quy định rõ ràng và nghiêm ngặt hơn về việc quản lý, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu. Đây là bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống pháp luật quản lý thông tin và dữ liệu tại Việt Nam. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp, tổ chức, bệnh viện, trường học vẫn chưa cập nhật kịp thời để tuân thủ các quy định mới này.
Việc chậm trễ trong việc thích ứng với luật mới không chỉ đơn thuần do thiếu hiểu biết mà còn bởi sự thiếu vắng các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Nhiều đơn vị đang trong tình trạng “biết phải làm nhưng không biết làm thế nào”, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đủ nguồn lực để xây dựng quy trình xử lý tài liệu nội bộ. Điều này tạo ra một khoảng trống lớn giữa yêu cầu pháp lý và thực tế triển khai.
Thực trạng xử lý tài liệu giấy: Những thói quen lạc hậu và nguy hiểm
Tình trạng đốt, bán ve chai, vứt rác các tài liệu giấy mà không phân loại kỹ càng vẫn rất phổ biến ở Việt Nam. Đây là một thực tế đáng báo động khi mà trong số những tài liệu được xử lý một cách tuỳ tiện này có thể chứa đựng những thông tin nhạy cảm, quan trọng về khách hàng, đối tác, hoặc bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc đốt tài liệu tại chỗ không chỉ gây ô nhiễm môi trường mà còn tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ, đặc biệt là trong môi trường đô thị đông đúc. Bán ve chai các tài liệu cũ lại càng nguy hiểm hơn khi những thông tin quan trọng có thể rơi vào tay những người không có thiện ý, dẫn đến rủi ro bảo mật nghiêm trọng. Thói quen vứt bỏ tài liệu vào thùng rác thông thường cũng không khác gì việc “mở cửa” cho những kẻ có ý đồ xấu tiếp cận thông tin nhạy cảm.
Những thói quen này không chỉ phản ánh sự thiếu nhận thức về bảo mật thông tin mà còn cho thấy sự thiếu vắng các giải pháp thay thế chuyên nghiệp và dễ tiếp cận. Nhiều doanh nghiệp muốn xử lý tài liệu một cách đúng đắn nhưng không biết tìm đến đâu, hoặc cho rằng chi phí sẽ quá cao so với khả năng tài chính của mình.
Khoảng cách giữa yêu cầu chuyên nghiệp và thực tế triển khai
Việc phân loại và tiêu hủy tài liệu giấy đúng cách, phù hợp với pháp luật, tính chuyên nghiệp và bảo mật trong kinh doanh, lưu trữ vẫn còn kém ở Việt Nam. Điều này tạo ra một nghịch lý thú vị: trong khi các doanh nghiệp đang đầu tư hàng triệu USD vào các hệ thống bảo mật số, họ lại để lơ là việc bảo vệ thông tin ở dạng vật lý truyền thống.
Thách thức lớn nhất không nằm ở việc thiếu công nghệ hay thiết bị, mà chính là sự thiếu vắng quy trình chuẩn và đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm. Nhiều doanh nghiệp tự triển khai các biện pháp tiêu hủy tài liệu một cách nghiệp dư, không đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối. Việc sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng thông thường không thể đáp ứng được yêu cầu bảo mật cao, đồng thời cũng không có khả năng xử lý khối lượng lớn tài liệu một cách hiệu quả.
Hơn nữa, việc thiếu giám sát và kiểm soát trong quá trình tiêu hủy tạo ra những lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng. Không ít trường hợp, tài liệu được giao cho nhân viên xử lý mà không có sự giám sát chặt chẽ, dẫn đến khả năng thông tin bị rò rỉ hoặc lạm dụng. Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với những ngành nghề nhạy cảm như ngân hàng, bảo hiểm, y tế, hoặc giáo dục.
Thị trường dịch vụ hủy tài liệu bảo mật: quá ít và thiếu tập trung
Tại Việt Nam, chỉ có một số rất ít các đơn vị hủy tài liệu chuyên nghiệp và bảo mật, đa phần tập trung ở TP HCM và vùng lân cận, Hà Nội và Đà Nẵng. Sự tập trung này tạo ra những khó khăn lớn cho các doanh nghiệp ở những vùng miền khác khi muốn tiếp cận dịch vụ chuyên nghiệp. Chi phí logistics và thời gian vận chuyển tài liệu đến các trung tâm dịch vụ trở thành rào cản không nhỏ.
Trong số ít các đơn vị có mặt trên thị trường trong nhiều năm và được các khách hàng doanh nghiệp tổ chức tư nhân, nhà nước tin tưởng, nổi bật nhất cũng chỉ có TTECO Shredding (Dịch vụ Hủy giấy Tiến Trí) tại TPHCM và miền Nam, hay An Phát Shredding ở Hà Nội và miền Bắc.
Thực tế này không chỉ phản ánh sự thiếu đầu tư vào lĩnh vực dịch vụ này mà còn cho thấy mức độ nhận thức về tầm quan trọng của việc hủy tài liệu bảo mật vẫn còn hạn chế. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi đây là một nhu cầu thiết yếu, dẫn đến thị trường phát triển chậm và không đồng đều
Rủi ro từ việc thiếu dịch vụ chuyên nghiệp
Việc thiếu các dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp không chỉ tạo ra những bất tiện về mặt vận hành mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Rủi ro bảo mật thông tin là mối lo hàng đầu khi các doanh nghiệp phải tự xử lý tài liệu mà không có đủ chuyên môn và thiết bị phù hợp. Thông tin khách hàng, dữ liệu tài chính, kế hoạch kinh doanh có thể bị rò rỉ và gây thiệt hại to lớn.
Rủi ro pháp lý cũng không kém phần đáng lo ngại. Với Luật Lưu trữ 2024 đã có hiệu lực, các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những hình phạt nghiêm khắc nếu không tuân thủ đúng quy định về quản lý và tiêu hủy tài liệu. Việc không có bằng chứng chứng minh quá trình tiêu hủy đã được thực hiện đúng cách có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có.
Từ góc độ môi trường, việc xử lý tài liệu không đúng cách góp phần gia tăng ô nhiễm và lãng phí tài nguyên. Những phương pháp tiêu hủy truyền thống như đốt hoặc chôn lấp không chỉ gây hại cho môi trường mà còn không đảm bảo tính bền vững trong dài hạn.
Dịch vụ Hủy tài liệu bảo mật: Thời cơ và thách thức
Thị trường dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp tại Việt Nam đang có những cơ hội phát triển to lớn. Với việc Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực và nhận thức về bảo mật thông tin ngày càng được nâng cao, nhu cầu về dịch vụ này sẽ tăng mạnh trong thời gian tới. Đây là cơ hội tốt để các doanh nghiệp trong lĩnh vực này mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Tuy nhiên, để phát triển bền vững, thị trường cần có sự đầu tư nghiêm túc vào công nghệ, thiết bị và đào tạo nhân lực. Các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuẩn, đảm bảo tính minh bạch và có thể truy xuất được toàn bộ quá trình tiêu hủy. Việc mở rộng mạng lưới dịch vụ ra các tỉnh thành khác cũng là yêu cầu cấp thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Sự hợp tác giữa các cơ quan quản lý nhà nước, hiệp hội doanh nghiệp và các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ là chìa khóa để tạo ra một thị trường dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp và xã hội. Chỉ khi nào việc hủy tài liệu bảo mật trở thành một dịch vụ dễ tiếp cận, chuyên nghiệp và đáng tin cậy, thì quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam mới thực sự hoàn thiện và bền vững.
