Tiêu hủy tài liệu hết giá trị là một trong những nội dung quan trọng được quy định tại Khoản 3 Điều 17 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử”.
Từ những quy định nêu trên cho thấy việc phải thực hiện tiêu hủy và loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị là vô cùng cần thiết và quan trọng nhằm giải phóng diện tích kho, tiết kiệm kinh phí bảo quản, tạo điều kiện bảo quản tốt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hiệu quả công tác tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu.
Do vậy, để việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện đầy đủ với các quy định pháp luật, các cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Xác định chính xác giá trị trước khi tiêu hủy tài liệu
Xác định đầy đủ, chính xác giá trị tài liệu theo quy định của Luật và hướng dẫn của cơ quan chuyên môn để tiêu huỷ đúng những tài liệu hết giá trị về mọi mặt.
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
- Tài liệu có thông tin trùng lặp là những bản trùng lặp hoàn toàn thông tin do được in, được sao hoặc được chụp thành nhiều bản từ bản gốc, bản chính hoặc những bản bị trùng lặp một phần thông tin (thông tin bị bao hàm) do được tổng hợp ở văn bản khác.
- Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản là những tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn nhất thời hoặc được xác định có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến dưới 70 năm nhưng thời hạn đó đã hết.
Điều 16, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
- Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản bao gồm: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu.
2. Thực hiện các quy định về thẩm quyền, thủ tục khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Quy định về việc hủy tài liệu hết giá trị, Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 nêu rõ:
- Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan; Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp”.
- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được Luật Lưu trữ quy định như sau: mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập (thành phần của Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng là người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu; người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên).
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
- Để đảm bảo công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện thống nhất và theo quy định của pháp luật, các Lưu trữ cơ quan cần chú ý thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung nêu trên./.
Tạm kết
Khác với các công ty, tổ chức ngoài nhà nước, các tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ tại các cơ quan đoàn thể thuộc chính phủ cần phải tuân thủ đầy đủ các qui định và hướng dẫn có sẵn trên luật, nghị định liên quan để tránh phát sinh các vấn đề pháp lý không đáng có.
Tham khảo:
