Quy trình quản lý tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay dần trở nên khoa học khi ứng dụng nguyên tắc 5S. Việc áp dụng kỹ năng 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu giúp hệ thống lưu trữ thông tin được rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm khi cần, tiết kiệm thời gian.

Nguyên tắc 5S là gì?

Nguyên tắc 5S là một phương pháp quản lý giúp cải tiến môi trường làm việc, giúp mọi thứ trở nên gọn gàng và chỉn chu hơn. Từ văn phòng, nhà kho cho đến các nhà xưởng , nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần ứng dụng nguyên tắc 5S.
Nguyên tắc 5S được viết tắt của 5 từ: Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Cụ thể như sau:
Sàng lọc: Là quá trình sàn lọc, xem xét và loại bỏ đi những tài liệu không cần thiết. Sau đó dùng giấy note hoặc bút màu để ghi chú lại những thứ cần thiết được giữ.
Sắp xếp: Là sự phân chia các danh mục tài liệu theo nơi quy định đã đề ra trước đó.
Sạch sẽ: Văn phòng làm việc và nơi lưu trữ tài liệu luôn trong tình trạng sạch sẽ.
Săn sóc: Là kiểm tra, rà soát và thống kê tài liệu theo định kì.
Sẵn sàng: Là mọi nhân viên trong công ty luôn trong tư thế sẵn sàng tuân theo quy tắc này, để từ đó lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
Với đặc trưng môi trường làm việc của nhân viên văn phòng, nhất là những nhân viên lưu trữ tài liệu thì việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học là rất cần thiết.

Mục đích và lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 5S

Hầu hết các công ty nhỏ lẻ, công ty mới thành lập, chưa có quy trình lưu trữ tài liệu một cách rõ ràng. Từ đó tạo nên các lỗ hỗng trong việc sắp xếp và lưu trữ. Đặc biệt có những biểu hiện như tài liệu để lộn xộn, không có người quản lý tài liệu rõ ràng, văn phòng trở nên bừa bộn… Nguyên tắc 5S sẽ giúp các doanh nghiệp sắp xếp, quản lí tài liệu một cách hiệu quả và an toàn nhất.
Khi áp dụng nguyên tắc 5S được thành thạo, những lợi ích mà nó mang lại đáng kể như sau:
Môi trường làm việc ngăn nắp, giúp không gian văn phòng trở nên sang trọng hơn trước mặt đối tác.
Hồ sơ tài liệu được quản lý tốt, mức độ bảo mật thông tin cao.
Trở nên kĩ luật, tính tập thể cao.
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm

Cần ứng dụng nguyên tắc 5S như thế nào?

Để ứng dụng nguyên tắc 5S vào lưu trữ tài liệu, hơn hết công ty cần đưa điều này vào văn bản ban hành nội bộ để tất cả thành viên cùng nhau nghiêm túc thực hiện. Ở mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có nhiệm vụ thực thi khác nhau:
Các cấp quản lý: Thiết lập quy trình, tiên phong thực hiện nguyên tắc 5S. Làm rõ những lợi ích từ nguyên tắc này để nhân viên hiểu rõ. Đồng thời, ủng hộ và có những khích lệ đối với những nhân viên áp dụng tốt kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu.
Cấp nhân viên: Bắt buộc thực hiện, từ đó rèn luyện được tính kỹ luật và trách nhiệm cao trong công việc. Chắc hẵn, không có một người thành công nào mà không có tính kỹ luật và trách nhiệm cao cả.
Qua những chia sẽ trên, hy vọng quý doanh nghiệp sẽ có được những thông tin bổ ích và ứng dụng nguyên tắc 5S một cách hiệu quả nhất.