Cách tiêu hủy tài liệu

Cách tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Cá nhân, gia đình, hộ kinh doanh, doanh nghiệp hằng ngày đều có những tài liệu đã sử dụng xong cần được tiêu hủy. Có những loại tài liệu ít quan trọng, không ảnh hưởng nhiều đến cuộc sống, công việc và số lượng nhỏ nên chúng ta hủy cách đơn giản nhất là cho vào rác.

Đến khi phát sinh những tài liệu quan trọng hay nhiều hơn thì chúng ta cần quan tâm đến việc tiêu hủy tài liệu cho như thế nào cho hiệu quả. Chúng ta cùng tìm hiểu cách hủy tài liệu hiệu quả.

Các dạng lưu trữ của dữ liệu tài liệu.

Hằng ngày có các loại tài liệu được sinh ra như: hóa đơn mua hàng, nhật ký hằng ngày, giao dịch mua bán, dịch vụ, thông tin khách hàng, đơn hàng, bản sao kê tài khoản, bản nháp. Tài liệu này lưu dưới hai dạng cơ bản:

Lưu trên các thiết bị kỹ thuật số vật lý: USB, ổ cứng máy tính, đĩa CD

Lưu trữ điện toán đám mây: Email, iCloud, Google Drive, OneDrive…

Lưu trên giấy: sổ sách, giấy in, giấy văn phòng, hóa đơn bán hàng…

Cách tiêu hủy tài liệu cho từng dạng hình thức lưu trữ.

Tương ứng cho mỗi dạng, hình thức lưu trư, chúng ta chọn cách tiêu hủy tài liệu phù hợp. cùng tìm hiểu cách hủy tài liệu cho từng dạng hình thức lưu trữ nói trên:

  • Hủy tài liệu cho dạng lưu trữ trên thiết bị số vật lý.

Bạn tiêu hủy bằng cách phá hỏng thiết bị, như ngâm nước, khoan phá, đập mạnh để hư mạch điện, làm biến dạng. KHÔNG CHO VÀO LÒ VI SÓNG!

  • Với hủy tài liệu cho dạng lưu trữ trên điện toán đám mây.

Bạn chú ý đến việc đồng bộ dữ liệu, tài liệu lên nơi lưu trữ. Nắm vững cách thức đồng bộ, test tới test lui nhiều lần, cho nhiều trường hợp. Bạn tìm hiểu thêm thông tin, thực hành để làm chủ được việc sao lưu, đồng bộ dữ liệu. Việc này cũng giúp bạn có thể chia sẻ, hướng dẫn ngừoi xung quanh thực hiện.

Bạn thường xuyên, lên lịch để kiểm tra, xóa ngoài hộp thư và trong cả thùng rác các email, liệt kê danh sách email, vì có email lâu ngày không dùng tới sẽ quên dữ liệu, tài liệu trong đó.

  • Với các tài liệu lưu trữ trên giấy.

Đây là loại tài liệu phát sinh nhiều nhất, khó quản lý bảo mật thông tin, nó không có password, nó chỉ lưu trữ trong kho lưu trữ hồ sơ, trong tủ, hay là cất giấu nơi bí mật.

Cách hủy tài liệu giấy dành cho cá nhân.

Có ít giấy thì bạn có thể xé nhỏ, ngâm nước, đốt nơi an toàn phòng cháy. Tuy nhiên, những các này không khuyến khích dùng, vì:

  • Không an toàn, tốn thời gian, không vệ sinh.
  • Không theo xu hướng, vì khi tài liệu giấy phát sinh có nhiều hơn nữa thì bạn không làm theo cách này được.

Khuyến khích bạn mua máy hủy giấy mini, loại máy hủy giấy công suất nhỏ, để gọn góc nhà, phòng làm việc, có tờ giấy nào cần hủy bạn bỏ vào hủy ngay. Nhanh gọn, sạch sẽ, và sau này tài liệu giấy có phát sinh nhiều hơn thì bạn đã có sẵn máy hủy giấy, không bận tâm suy nghĩ cách hủy tài liệu giấy. Để thời gian tận hưởng cuộc sống.

Cách hủy tài liệu dành cho tổ chức, các đơn vị, doanh nghiệp.

Ở bất kì một doanh nghiệp nào, giấy tờ lưu trữ và sử dụng hàng ngày đều có khả năng tăng cao. Có rất nhiều cách để tiêu huỷ nhưng đâu là cách hiệu quả nhất chính là câu đang cần đáp án. Bài viết sau đây sẽ phân tích một số cách tiêu huỷ tài liệu hiện nay để bạn có được lựa chọn phù hợp nhất.

  1. Bán phế liệu
    Sự thật hiển nhiên cho thấy rằng, ở bất kì một gia đình hay công ty nào nếu các vật dụng không cần thiết sẽ bán phế liệu. Đây cũng là cách hiệu quả để giảm bớt số lượng giấy tờ không cần thiết của mỗi công ty mà còn được thêm tiền từ việc bán giấy tờ đó nữa.
    Hiện nay dịch vụ thu mua phế liệu khá phổ biến nên bạn dễ dàng tìm kiếm, chỉ cần ở tại chỗ, dịch vụ sẽ đến tận nơi thu gom. Tuy nhiên, để bảo toàn thông tin mật, hãy phân loại giấy tờ trước khi được bán đi nhé.
  2. Đốt tài liệu
    Với số lượng lớn giấy tờ cần tiêu huỷ bằng phương pháp này, bắt buộc phải được thực hiện ở ngoài trời. Quy trình thực hiện như sau:
    Bước 1: Hãy chuẩn bị bếp lò hoặc đào một lỗ lớn dưới đất đảm bảo xung quanh không có cây cối hoặc đồ dùng dễ cháy. Lưu ý rằng đây là hành vi có thể gây ra nhiều trục trặc, dính tới pháp luật. Vì thế, bạn cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền cũng như xem kỹ quy định đốt rác tại địa phương để đảm bảo an toàn 100% nhé.
    Bước 2: Dùng giấy tài liệu để làm mồi lửa, sau khi đã cháy hãy tiếp tục cho dần dần tài liệu vào, không cho hết vào cùng lúc.
    Bước 3: Hãy đảm bảo bạn có mặt tại đó cho đến khi lửa dập tắt hẳn, sau đó dùng nước để tưới lên. Cuối cùng lấp đất lại.
    Với cách đốt để tiêu huỷ tài liệu này thực hiện đơn giản nhưng với số lượng lớn sẽ tương đương với nguy cơ hỏa hoạn cao. Hãy cân nhắc kỹ về trách nhiệm trước khi lựa chọn cách này nhé.
  3. Phân huỷ tài liệu bằng các chất hoá học.
    Với cách này, bạn cần chuẩn bị các chất hoá học có tính phân huỷ cao và chiếc xô lớn. Cho hết tài liệu cần tiêu huỷ vào xô, sau đó cho một lượng nước vào vừa đủ cùng chất hoá học. Ngâm trong một khoản thời gian nhất định, tài liệu sẽ được phân huỷ liti, sau đó vớt ra và đem đi chôn dưới đất.
    Với cách làm này sẽ huỷ được số tài liệu bạn mong muốn nhưng những hậu quả mà nó để lại cho bạn là đáng kể:
    • Tốn chi phí cao cho mỗi lần tiêu huỷ
    • Các chất hoá học có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của bạn
    • Gây ảnh hưởng đến môi trường nếu không được phân huỷ
  4. Sử dụng máy huỷ giấy văn phòng.
    Là loại máy hủy giấy công suất lớn hơn máy mini để dùng hủy tài liệu văn phòng.
    So với những cách làm trên thì việc sử dụng máy huỷ giấy văn phòng được khuyến khích hơn. Bởi sử dụng máy huỷ giấy sẽ mang lại những tiện ích như sau:
    • Giá thành không quá cao, giao động từ 1 đến 10 triệu tuỳ theo dòng máy. Sử dụng hàng ngày trong nhiều năm.
    • Huỷ tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi khi một lần huỷ có thể lên đến 20 -30 tờ. Ngoài ra, còn huỷ được thẻ ngân hàng hoặc thẻ nhựa, kim bấm…
    • Kích cỡ máy huỷ giấy khá nhỏ gọn nên phù hợp với mọi không gian văn phòng.
    • Các tài liệu được hủy không có khả năng phục hồi. Đảm bảo tính bảo mật thông tin cao. Khi huỷ xong, bạn có thể chia nhỏ tài liệu thành nhiều bọc khác nhau, sau đó để vào thùng rác đúng nơi quy định để dịch vụ thu gom rác xử lí bước tiếp theo.
    • Góp phần bảo vệ môi trường vì hạn chế rác thải trực tiếp ra môi trường khi chưa được xử lí.
    • Tiết kiệm đáng kể chi phí bảo quản, lưu trữ.
    Với những lợi ích tuyệt vời như vậy, văn phòng của bạn không thể thiếu được máy huỷ giấy. Hiện nay máy huỷ giấy được bán khá nhiều, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm một cách dễ dàng. Tuy nhiên để được tư vấn về các dòng máy một cách chi tiết và mua hàng đảm bảo chất lượng và 100% uy tín, hãy đến với cửa hàng Tiki.
  5. Dùng dịch vụ hủy giấy.
    Bằng phương pháp xay nghiền trong nước. Xay trong cối nghiền công nghiệp.
    Dịch vụ hủy giấy giúp bạn tiêu hủy hoàn toàn số lượng lớn tài liệu nhanh chóng.
    Với cách hủy tài liệu này rất hiệu quả cho công ty, doanh nghiệp bạn, đang cần hủy số lượng lớn tài liệu giấy hết trị.

Tổng kết cách tiêu hủy tài liệu cho bạn.

  • Không chỉ là tài liệu giấy, còn các dạng dữ liệu tài liệu lưu trữ dưới dạng khác. Bạn nhớ kiểm tra, quản lý và không dùng tới thì xóa sạch.
  • Bạn nên dùng máy hủy giấy mimi để nhà, tăng tiện ích cho các thành viên trong nhà cùng dùng được luôn nha.
  • Nên mua dùng máy hủy giấy văn phòng cho trường hợp hủy ít, chỉ vài chục tờ A4 trong ngày làm việc.
  • Khi bạn cần hủy hồ sơ, tài liệu giấy số lượng nhiều, cỡ một mét khối vuông, xe ba gác thì nên dùng dịch vụ hủy giấy.

Chúc bạn chọn cách hủy tài liệu phù hợp, hiệu quả công việc.

Các bạn ở Công Ty Giấy Tiến Trí – Dịch vụ hủy giấy