Có thể nói, hủy tài liệu là một trong những hoạt động có giá trị thiết thực góp phần đảm bảo tính bảo mật thông tin của các cơ quan, tổ chức. Những tài liệu được hủy có thể là hợp đồng làm ăn, thông tin chính trị… đã hết giá trị nhưng cần được bảo mật tuyệt đối. Tuy nhiên, nếu số lượng tài liệu cần hủy ít thì rất đơn giản. Nhưng nếu số lượng vài trăm ký và phải hủy thường xuyên thì đây là một bài toán khó. Bài viết dưới đây Tiến Trí sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Nhu cầu hủy bỏ tài liệu đã qua sử dụng
Hủy tài liệu là cách hiệu quả để bảo mật thông tin và hồ sơ văn kiện quan trọng đã qua sử dụng. Dưới đây là một số lý do bạn nên thực hiện hủy tài liệu.
Bảo mật các thông tin, dữ liệu của cơ quan, tổ chức
Tôi thường có thói quen xé nhãn dán chứa thông tin của mình ngay sau khi khui những kiện hàng mà mình đã đặt online. Ngoài ra, các giấy tờ, hóa đơn có chứa thông tin của tôi đều được xé vụn trước khi cho vào thùng rác. Đó là cách tôi bảo vệ thông tin cá nhân của mình khi có thể.
Đối với doanh nghiệp hay các tổ chức cũng tương tự, đặc biệt là với tổ chức chính trị hay doanh nghiệp về công nghệ. Những tài liệu bằng giấy, CD, hoặc ổ cứng dù đã qua sử dụng và không còn giá trị nữa, nhưng để đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đều phải được mang đi tiêu hủy. Vì nếu chẳng may những thông tin mật bị lộ ra ngoài thì sẽ ảnh hưởng đến “chén cơm” của cả một tổ chức hay thậm chí là một nền kinh tế.
Có không gian lưu trữ tài liệu mới
Các cơ quan, văn phòng của doanh nghiệp hay tổ chức dù rộng đến đâu cũng là hữu hạn. Nếu tài liệu đã qua sử dụng liên tục nhiều lên mà không được tiêu hủy bớt thì đến một ngày sẽ không còn chỗ chứa. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị sẽ giúp cho doanh nghiệp có thêm không gian để lưu trữ những tài liệu mới.
Góp phần bảo vệ môi trường
Khi hủy bỏ tài liệu bằng cách thông thường như là đốt hoặc cắt vụn rồi cho vào sọt rác thì về lâu dài, cách làm này sẽ ảnh hưởng đến môi trường. Hơn nữa, với cách làm này bạn chỉ có thể thực hiện được với số lượng nhỏ và không đảm bảo tính bảo mật. Do đó, để bảo vệ môi trường bạn cần tìm đến dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Các phương pháp hủy tài liệu – Các cách hủy tài liệu
Không chỉ có giấy mới được đem đi hủy tải liệu. Các đối tượng khác như CD, USB, ổ cứng và bất cứ vật dụng gì được dùng để lưu trữ tài liệu cũng cần phải đem đi tiêu hủy để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Ngày nay có rất nhiều cách để hủy bỏ tài liệu, dưới đây là 3 cách phổ biến mà bạn có thể tham khảo.
Hủy bỏ tài liệu bằng cách thủ công
Với cách làm này, nhân viên sẽ là người giữ và quyết định sử dụng giấy cho mục đích cá nhân. Họ có thể tái chế và tận dụng mặt còn lại của giấy để làm sổ ghi chú hoặc in đơn hàng. Trong trường hợp giấy không thể sử dụng được nữa thì có thể đem bán giấy loại, tiền thu được sẽ góp vào quỹ văn phòng. Cách làm này rất phù hợp với những loại giấy tờ, văn kiện chứa thông tin không quan trọng và không làm ảnh hưởng đến bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là không hủy được số lượng lớn, nhân sự phải mất thời gian để tái chế và gom bán giấy loại. Hơn nữa, tài liệu sẽ không được hủy tuyệt đối, các vật dụng khác như CD, USB dễ bị phát tán ra bên ngoài.
Dùng máy hủy tài liệu mini
Ngày nay có khá nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng máy hủy giấy văn phòng để hủy tài liệu. Một số dòng máy hủy tài liệu văn phòng hiện nay có thể hỗ trợ hủy cả CD, thẻ tín dụng hay các vật liệu bìa cứng khác. Tuy nhiên, điểm trừ của thiết bị này là nó chỉ có thể xử lý một lượng tài liệu nhỏ. Cụ thể, máy hủy tài liệu văn phòng thường có công suất khoảng 5-10 tờ/lần.
Nếu thực hiện theo cách này, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian, tốn kém về nhân công. Đồng thời, chi phí bỏ ra để mua máy cũng không hề nhỏ. Ngoài ra, việc vận hành máy còn tạo ra tiếng ồn lớn, ảnh hưởng đến môi trường làm việc. Hơn nữa, doanh nghiệp phải tốn chi phí để bảo trì thiết bị. Chính vì vậy bạn cần một đơn vị chuyên hủy tài liệu để xử lý vấn đề này.
Sử dụng dịch vụ, đối tác hủy giấy thứ 3
Doanh nghiệp cần tận dụng về cả thời gian, nhân sự, tài chính để tập trung phát triển hoạt động kinh doanh. Vì vậy, thuê dịch vụ ngoài chuyên xử lý vấn đề hủy bỏ tài liệu cũng là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là giải pháp hiệu quả và tối ưu khi doanh nghiệp cần tiêu hủy tài liệu hết giá trị số lượng lớn và cần tính bảo mật tuyệt đối. Quy trình thực hiện sẽ có biên bản hủy tài liệu và các điều khoản cam kết cụ thể nhằm đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
Cách tiêu hủy từng hình thức lưu trữ tài liệu
Thông thường giấy là loại được dùng để lưu trữ tài liệu nhiều nhất. Tuy nhiên cũng có một số loại tài liệu đặc biệt khó có thể lưu trên giấy mà sẽ lưu qua ổ cứng, CD, USB hay email… Vậy để hủy được dữ liệu của những đối tượng này chúng ta phải làm cách nào?
- Đối với các dữ liệu lưu trên thiết bị kỹ thuật số: CD, USB thì bạn có thể hủy bằng cách tác động vật lý lên những vật dụng này. Một trong những cách phổ biến nhất là đem ngâm nước, ngoài ra bạn cũng có thể đem đi đập hoặc nghiền nát. Tuyệt đối không đốt hoặc cho vào lò vi sóng vì sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và gây nguy hiểm cho chúng ta.
- Đối với các dữ liệu lưu trên ứng dụng: Email, iCloud, Google Drive thì bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đặt lịch hẹn để xóa vĩnh viễn những loại tài liệu không dùng đến. Ngoài ra, bạn cũng có thể cho nhân sự dùng email của công ty để trao đổi hoặc sao lưu tất cả các nội dung liên quan đến công việc để có thể kiểm soát tốt hơn. Tuyệt đối không để nhân sự dùng tài khoản Email, Drive… cá nhân để đăng tải hoặc làm việc với đối tác bên ngoài.
- Đối với với tài liệu bằng giấy thì nên được xếp và phân chia gọn gàng. Những tài liệu bảo mật cao phải được cất khóa cẩn thận và có nhân sự chịu trách nhiệm chính cho việc đó. Nên chọn 1 người duy nhất để đảm nhiệm việc trên vì nếu có vấn đề phát sinh bạn sẽ dễ dàng điều tra và kiểm soát. Tài liệu phải được tiêu hủy và xử lý định kỳ như là bán phế liệu, dùng máy hủy bỏ tài liệu hay sử dụng dịch vụ hủy giấy, tài liệu của bên thứ 3.
Quy trình hủy tài liệu tại Tiến Trí
Tiến Trí là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định được thành lập từ năm 2009. Quy trình hủy bỏ tài liệu tại Tiến Trí sẽ được thực hiện qua 5 bước dưới đây.
Bước 1. Nhận tư vấn dịch vụ
Công ty sẽ có nhân viên tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng về thông tin liên quan đến dịch vụ hủy bỏ tài liệu. Nhằm giúp giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng những thông tin cần thiết về dịch vụ.
Bước 2. Khảo sát và báo giá
Đội ngũ nhân viên công ty sẽ đến trực tiếp nơi lưu trữ tài liệu của khách hàng để khảo sát. Bước này giúp công ty xác định được chính xác số lượng tài liệu cần tiêu hủy và một số thông tin liên quan đến vận chuyển để có báo giá chính xác nhất. Sau khi hoàn tất báo giá, Tiến Trí sẽ gửi email đến khách hàng để xác nhận.
Bước 3. Làm hợp đồng
Sau khi hoàn tất 2 bước trên, Tiến Trí sẽ làm hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sẽ có những thông tin quan trọng như: Điều khoản hợp tác, điều kiện bảo mật thông tin, giá cả, chính sách bồi thường, thời gian thực hiện và thời gian thanh toán. Sau khi ký hợp đồng, mỗi bên sẽ giữ 1 bản.
Bước 4. Thực hiện
Sau khi ký hợp đồng, đội ngũ nhân viên của Tiến Trí sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình như trong hợp đồng thỏa thuận. Nhân viên sẽ cho bốc xếp tài liệu, vận chuyển đến nơi tiêu hủy… Quá trình tiêu hủy tài liệu cần có đại diện của khách hàng để giám sát. Nếu đại diện khách hàng không thể đến tận nơi, Tiến Trí sẽ hỗ trợ quay lại video hoặc gọi video để đảm bảo rằng tài liệu của khách hàng đã được hủy.
Bước 5. Nghiệm thu
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Sau khi nghiệm thu xong, Tiến Trí sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng và kết thúc giao dịch.
Nội dung trên là toàn bộ những chia sẻ về các cách thức và quy trình hủy bỏ tài liệu. Thông qua bài viết này, Tiến Trí mong rằng bạn cũng sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của việc hủy tài liệu hết giá trị sử dụng đối với doanh nghiệp và các tổ chức. Nếu bạn đang quan tâm đến dịch vụ hủy tài liệu thì hãy liên hệ với Tiến Trí qua hotline: 0944123789 hoặc 02835123789 nhé!
